個人情報保護方針

個人情報保護の取り組みについて

個人情報保護に関する基本方針

株式会社アクト
代表取締役亀井宏

株式会社アクト（以下、当社という）は、個人情報を適正に取扱うことがソフトウェアサービス企業の重要な責務と認識し、全従業員が個人情報保護に関する法令・規範を遵守し、下記方針に従い個人情報保護に関するマネジメントシステムを着実に実行してまいります。

当社は、個人情報保護に関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
当社は、個人情報の漏洩、滅失又は毀損に対する予防処置及び是正処置を講じ個人情報の保護に努めます。
当社が個人情報を収集する場合には、収集の目的を明確にし、本人の同意を得るものとし、目的外利用を行いません。また、そのための措置を講じます。
当社は事業目的範囲内、また本人からの承諾範囲内で情報の収集、利用、提供を行います。
当社は全社員が情報保護の重要性を理解し適正な取り扱いを行うよう教育啓蒙に努めます。
当社は、個人情報の取り扱いに関して定期的に監査を実施し、継続的に個人情報保護マネジメントシステムの改善を行います。
当社は個人情報相談窓口を設置し、苦情、相談、個人情報の内容訂正、追加、削除、利用停止等の要求があった場合速やかに対応します。
当社は取得した個人情報の利用目的を変更する場合、本人の同意を得て、その承諾範囲で利用します。

2004年4月30日
2015年6月3日改定

保有個人データの安全管理のために講じた措置

当社は保有個人データの安全管理のために以下の措置を講じています。

１．基本方針の策定
①個人データの適正な取扱いの確保のため、「個人情報保護方針」を策定し公開

２．組織的安全管理措置
①個人データの取扱いに関する責任者を設置し、組織体制を整備
②個人データを取扱う役職員及び当該役職員が取扱う個人データの範囲を明確化
③法令や規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の報告・連絡体制を整備

３．人的安全管理措置
①個人データの取扱いに関する留意事項について、役職員への定期的な教育を実施
②個人データの秘密保持に関する事項を含む誓約書を取得

４．物理的安全管理措置
①個人データを取扱う区域においての適切な入退室管理
②施錠保管等による個人データの閲覧を防止する措置の実施

５．技術的安全管理措置
①アクセス制御による個人データへのアクセス者の限定
②個人データを取扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みの導入

個人情報の取り扱いについて

アクトは『個人情報保護に関する基本方針』に従い、お預かりした個人情報を適切に取り扱います。本人から直接的に個人情報を取得した場合は、利用目的の通知等、適切な手順を経て、これを取り扱います。また、アクトは業務上、本人以外から間接的に個人情報を取得する場合があります。以下にその場合の個人情報の取り扱いに関する説明をいたします。

１．利用目的
就活・求人情報サイトから取得する個人情報取得
①会社情報、応募要領、会社説明会等の採用選考に関する情報の提供や連絡のため
②採用業務管理のため

協力会社から取得する個人情報取得
③入館証等の作成のために委託元に提供するため
④業務遂行のため
⑤営業活動のため
⑥経理業務のため

２．第三者への提供
アクトがお預かりした個人情報は以下の場合を除き、第三者への提供は行いません。
また、第三者へ提供する場合、その記録を残し、法定期間保管します。

①本人同意の上、アウスリンクグループ各社で本人の就業の機会の確保を目的とする場合（提供時の詳細は下記の通り）
(1)履歴書、成績証明書、卒業見込証明書、健康診断書、試験結果等の形式で提供します。
(2)グループ企業への提供情報は、アクトとグループ企業間で締結した「秘密保持契約書」の条項に従い管理されます。

②委託業務、営業活動、経理業務のため顧客や所属会社へ提供する必要がある場合（提供時の詳細は下記の通り）
(1)スキルシート、勤務報告書等の形式で提供し、提供先は取引先企業になります。
(2)取引先企業への提供情報は、アクトと委託元間で締結した「秘密保持契約書」の条項に従い管理されます。

③法令に基づく場合

④人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

⑤公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

⑥国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

⑦個人情報取扱事業者が学術研究機関等である場合であって、個人データの提供が学術研究の成果の公表又は教授のためやむを得ないとき（個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）

⑧個人情報取扱事業者が学術研究機関等である場合であって、個人データを学術研究目的で提供する必要があるとき（個人データを提供する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）（個人情報取扱事業者と第三者が共同して学術研究を行う場合に限る。）

⑨第三者が学術研究機関等である場合であって、第三者が個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）

第三者への提供項目はスキルシート、勤務表、交通費請求書、就職情報サイトに記載された情報、提供方法は直接書面又はデータでの提供になります。

３．委託
アクトがお預かりした個人情報の取扱いの委託は原則行いませんが、利用目的の範囲内で委託を行う場合があります。その場合、十分な個人情報保護の水準を備える委託先を選定します。

４．本人の権利
アクトへ提供した個人情報において、提供者は「保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正、追加又は削除、利用又は提供の拒否権及び、第三者提供記録の開示を請求する権利」(以下、開示等という)を有しています。本人の要請があった場合に所定の手続きを経て、本人又は代理人が開示等の請求をすることができます。

2024年4月19日

開示等の要求の手続き

１．開示等の求めの申し出先
「5.個人情報に関する苦情・相談窓口」に示す「④個人情報に関する苦情・相談窓口」

２．開示等の求めの方式
こちらの「自己情報要求書（pdf文書）」をダウンロードし、起票者記入欄に所定の事項を記入の上、以下の「5.個人情報に関する苦情・相談窓口/④個人情報に関する苦情・相談窓口」まで郵送、E-mail又は直接提出をお願いします。

自己情報要求書(pdf文書)

３．本人又は代理人確認方法
本人確認は「自己情報要求書」に定めた本人確認方法で行います。代理人による要求の場合は代理人の本人確認、本人の委任状及び本人確認を行います。

４．手続きに関する手数料
手数料は無料です。

５．個人情報に関する苦情・相談窓口
①代表者の氏名
　代表取締役　亀井　宏
②所在地
　〒101-0061　東京都千代田区神田三崎町二丁目6番2号　アウスリンク神田三崎町ビル
③個人情報保護管理者
　個人情報保護委員会　委員長
④個人情報に関する苦情・相談窓口
　TEL：03-6272-3005　E-mail：info_act@auslink.co.jp

認定個人情報保護団体

当社は、認定個人情報保護団体である、一般財団法人日本情報経済社会推進協会の対象事業者です。同協会に当社の個人情報の取り扱いに関する苦情の申し出をすることができます。

■ 認定個人情報保護団体の名称
一般財団法人日本情報経済社会推進協会

■ 窓口
認定個人情報保護団体事務局
【住所】〒106-0032　東京都港区六本木1-9-9　六本木ファーストビル12F
【電話】 03-5860-7565 又は 0120-700-779
【URL】 http://privacymark.jp/